La nueva herramienta, desarrollada por Solfico y adaptada a las necesidades de cada cliente, reúne información contable, fiscal, financiera y laboral en un único entorno digital. Su área de Recursos Humanos permite supervisar bajas médicas, costes salariales, cotizaciones y obligaciones normativas, convirtiéndose en un instrumento de especial utilidad para empresas con plantillas numerosas y estructuras organizativas complejas.
La gestión de una empresa exige cada vez más capacidad para interpretar información, anticipar contingencias y tomar decisiones fundamentadas. Las obligaciones fiscales, contables y laborales han adquirido una complejidad que hace necesario disponer de mecanismos de supervisión que permitan conocer la situación real de la organización sin depender de consultas puntuales o de la recopilación manual de documentos procedentes de distintos departamentos.
En este contexto, Solfico presenta su nuevo Portal del Cliente, una plataforma tecnológica de desarrollo propio que concentra en un único espacio la información relevante de cada compañía. La herramienta integra las principales áreas de actividad de la asesoría y permite a los responsables empresariales consultar indicadores económicos, movimientos financieros, obligaciones tributarias, documentación laboral y evolución de la plantilla.
Su planteamiento va más allá de facilitar el acceso a documentos. El objetivo es proporcionar a los órganos de dirección y a los responsables de administración y Recursos Humanos una visión estructurada de la empresa, con información que contribuya a mejorar el control interno, identificar posibles incidencias y planificar actuaciones.
La plataforma se configura a medida de cada cliente, teniendo en cuenta los servicios contratados y sus necesidades específicas. De esta forma, una pequeña sociedad puede disponer de los módulos relacionados con su gestión contable y fiscal, mientras que una organización con cientos de trabajadores puede incorporar funcionalidades avanzadas de supervisión laboral, control de bajas médicas, auditoría de nóminas y cumplimiento normativo.
Un panel de control para conocer la situación de la empresa
La concentración de información en diferentes sistemas constituye una dificultad habitual para los equipos directivos. Los datos contables pueden encontrarse en una aplicación, las nóminas en otra, los documentos de cotización en los sistemas de la Seguridad Social y las obligaciones fiscales en diferentes archivos o comunicaciones.
El Portal de Solfico responde a esta dispersión mediante una estructura organizada por áreas empresariales. El usuario accede a un espacio privado mediante sus credenciales y encuentra un menú lateral desde el que puede consultar los apartados disponibles para su organización.
La pantalla de inicio funciona como punto de acceso a las distintas áreas. El entorno diferencia entre Comunidad, donde se encuentran las comunicaciones con el despacho, los recursos y las novedades, y Mi Empresa, que agrupa la información contable, financiera, laboral y fiscal-mercantil.
Esta arquitectura permite que cada compañía disponga de una experiencia adaptada a su realidad. No todas las organizaciones tienen las mismas obligaciones, estructura de personal o necesidades de información. Por eso, la personalización del portal evita ofrecer una herramienta uniforme que obligue a los clientes a navegar por apartados que no necesitan.
El apartado de Comunicaciones proporciona un canal directo con Solfico, permite recibir avisos importantes y facilita el seguimiento de novedades que afectan a la empresa. Los mensajes se mantienen dentro del espacio privado del cliente, mientras que los avisos pueden identificarse según su nivel de importancia.
La plataforma incorpora también un apartado de Recursos y otro de Novedades, concebidos para centralizar herramientas útiles y cambios normativos relevantes. Esta combinación de información y comunicación facilita que la relación entre asesoría y empresa tenga continuidad y no dependa exclusivamente de intercambios puntuales de correos electrónicos.
Recursos Humanos: del procesamiento de nóminas a la supervisión laboral
Uno de los elementos diferenciales del Portal de Solfico es su área laboral. Para las compañías con plantillas numerosas, la gestión de personal representa una actividad estratégica que requiere controlar simultáneamente costes, obligaciones legales, incidencias, cotizaciones y situaciones administrativas individuales.
El portal incorpora un Panel de Control laboral que permite obtener una visión general de la situación de la plantilla durante el período seleccionado. Incluye indicadores relacionados con las bajas y los avisos, además de la posibilidad de buscar a trabajadores concretos y consultar su situación.
Esta información resulta especialmente relevante para los responsables de Recursos Humanos y dirección financiera. En organizaciones con diferentes centros de trabajo, departamentos o sociedades, disponer de una visión consolidada facilita identificar situaciones que requieren seguimiento y coordinar las actuaciones con los profesionales responsables de la gestión laboral.
La sección de Plantilla permite conocer el número de trabajadores en alta y observar su evolución durante los últimos meses. Por su parte, el Calendario Laboral recoge los festivos nacionales, autonómicos y locales, las vacaciones, la jornada y los días especiales. Puede configurarse para toda la empresa o individualmente para cada trabajador, teniendo en cuenta el convenio colectivo correspondiente.
El módulo de Incidencias de Nómina permite comunicar conceptos variables que deben incorporarse al procesamiento mensual, como vacaciones, horas y complementos. De este modo, la información necesaria para confeccionar las nóminas queda mejor organizada, reduciendo las posibilidades de que una incidencia comunicada fuera de plazo quede sin incorporar.
Auditoría de nóminas y control del coste de personal
El coste laboral constituye una de las partidas más relevantes de numerosas compañías. Sin embargo, conocer el importe global de las nóminas no siempre permite identificar cómo se distribuye ese gasto, qué conceptos lo explican o si existen desviaciones que requieren revisión.
El módulo de Nóminas permite consultar la evolución mensual del coste de personal, diferenciando entre importes brutos, líquidos y coste empresarial. La información puede examinarse por períodos y trabajadores, con acceso al detalle de las percepciones y deducciones de cada recibo.
Los responsables autorizados pueden descargar las nóminas individuales en PDF y consultar los conceptos que componen cada liquidación. Esta disponibilidad facilita los procesos de supervisión y permite que dirección y Recursos Humanos trabajen con información más accesible.
Sobre esta base, Solfico puede desarrollar una labor de auditoría y revisión de nóminas que abarque distintos elementos de la relación laboral y de su repercusión económica.
Entre los aspectos que deben examinarse se encuentran la aplicación de los convenios colectivos, las tablas salariales, las actualizaciones retributivas, los complementos, las horas extraordinarias, las pagas adicionales, las bases de cotización, las retenciones de IRPF y las aportaciones empresariales a la Seguridad Social.
También resulta relevante comprobar la correcta incorporación de las incidencias comunicadas, la correspondencia entre las condiciones contractuales y los conceptos abonados y la coherencia entre el coste salarial y el coste total que soporta la compañía.
Una revisión de estas características permite identificar errores de cálculo, diferencias retributivas o posibles desviaciones en las cotizaciones, así como detectar situaciones que podrían generar reclamaciones de trabajadores o actuaciones de la Inspección de Trabajo.
La información del portal facilita además una lectura presupuestaria del gasto de personal. La dirección puede comparar períodos, analizar su evolución y relacionar el coste laboral con la actividad y los resultados económicos de la compañía.
Control de bajas médicas: anticiparse a los plazos y gestionar las incidencias
La incapacidad temporal es uno de los ámbitos que exige mayor atención por parte de los departamentos de Recursos Humanos. Una baja médica prolongada puede tener consecuencias organizativas, económicas y administrativas, especialmente cuando afecta a puestos estratégicos o a empresas con plantillas numerosas.
La dificultad no reside únicamente en conocer qué trabajadores se encuentran de baja, sino en realizar un seguimiento adecuado de cada proceso, controlar su duración y anticipar los hitos administrativos que establece la legislación de Seguridad Social.
El Portal de Solfico incorpora un apartado específico de Bajas Médicas que permite supervisar las situaciones de incapacidad temporal de la plantilla, consultar los procesos en curso y acceder al histórico de bajas cerradas.
Cada registro muestra información como el trabajador, la fecha de inicio, los días transcurridos, la previsión de duración del INSS, la causa en los términos disponibles para la gestión y el estado del expediente. El sistema incorpora indicadores visuales para diferenciar las situaciones que requieren atención.
El seguimiento adquiere especial importancia cuando se aproximan determinados límites temporales. La Ley General de la Seguridad Social, en sus artículos 169, 170 y 174, establece el régimen de duración y las competencias administrativas en materia de incapacidad temporal.
Con carácter general, el proceso puede alcanzar los 365 días, con posibilidad de prórroga por otros 180 cuando se presuma que durante ese período el trabajador puede recibir el alta médica por curación. Una vez agotados los 365 días, el INSS asume la competencia exclusiva para emitir el alta médica, reconocer una prórroga o iniciar las actuaciones correspondientes en relación con una posible incapacidad permanente.
El límite de 545 días también tiene consecuencias importantes. El artículo 174 de la LGSS establece la extinción del derecho al subsidio por incapacidad temporal al alcanzar ese período máximo, sin perjuicio de las situaciones de prolongación de efectos económicos mientras se examina la posible incapacidad permanente. Asimismo, el régimen de cotización experimenta cambios relevantes a partir de ese momento.
Para una empresa, no disponer de un seguimiento adecuado puede traducirse en retrasos, errores administrativos y dificultades para planificar la situación contractual y organizativa del trabajador.
El portal incorpora un sistema de avisos mediante el que se identifican las situaciones que se aproximan a estos plazos o que superan las previsiones de duración. Los indicadores diferencian los procesos que evolucionan con normalidad de aquellos que necesitan atención y de los que presentan hitos legales próximos o superados.
Esta funcionalidad permite a Solfico realizar un seguimiento individualizado y avisar a la empresa cuando una situación requiere intervención, facilitando la coordinación entre el departamento de Recursos Humanos y la asesoría.
Debe distinguirse, no obstante, el seguimiento administrativo de las incapacidades temporales del control médico de los trabajadores. La empresa no tiene derecho a acceder indiscriminadamente a diagnósticos o historiales clínicos. El RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 y el artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establecen garantías específicas para la información relativa a la salud.
Por tanto, el objetivo es disponer de información administrativa necesaria para cumplir las obligaciones empresariales, organizar la actividad y anticipar plazos, sin invadir la intimidad ni utilizar los datos de salud con fines discriminatorios.
Cumplimiento normativo: identificar obligaciones y reducir contingencias
El crecimiento de una empresa no implica únicamente un incremento de facturación o de trabajadores. También puede generar nuevas obligaciones legales relacionadas con la contratación, la jornada, la igualdad, la prevención de riesgos, la protección de datos y la organización de los recursos humanos.
El problema es que algunas de estas exigencias dependen de circunstancias concretas, como el número de personas trabajadoras, la actividad, el convenio aplicable o la estructura societaria.
El Portal de Solfico incorpora un Diagnóstico de Cumplimiento que permite revisar las obligaciones laborales que corresponden a cada organización y comprobar cuáles están atendidas y cuáles requieren actuaciones adicionales.
El sistema presenta una valoración global y organiza los resultados por áreas, mostrando las obligaciones aplicables, su situación, la normativa de referencia, las posibles consecuencias de un incumplimiento y las recomendaciones para corregirlo.
Este enfoque permite convertir el cumplimiento normativo en un proceso de supervisión continuada, en lugar de limitarlo a una revisión documental cuando aparece una inspección o una reclamación.
Entre las materias que pueden requerir atención se encuentran la contratación, el registro de jornada, la prevención de riesgos laborales, los planes de igualdad, el registro retributivo y las obligaciones de protección de datos.
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobada mediante el Real Decreto Legislativo 5/2000, establece diferentes niveles de infracciones y sus correspondientes sanciones. El incumplimiento de las obligaciones laborales puede generar consecuencias económicas relevantes y, en determinadas circunstancias, responsabilidades adicionales.
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, por ejemplo, establece obligaciones empresariales de protección de la seguridad y salud de los trabajadores. El Estatuto de los Trabajadores regula cuestiones esenciales como la contratación, la jornada, los descansos, las vacaciones y los derechos de representación.
En materia de igualdad, el Real Decreto 902/2020 desarrolla el principio de igualdad retributiva y establece los criterios para determinar cuándo dos trabajos tienen igual valor. Por su parte, el Real Decreto 901/2020 regula los planes de igualdad y su registro.
La Ley Orgánica 3/2007 establece el marco general de igualdad efectiva entre mujeres y hombres y determina las obligaciones relacionadas con los planes de igualdad, especialmente relevantes para las empresas que alcanzan los umbrales legalmente establecidos.
También debe considerarse la Ley 2/2023, que obliga, con carácter general, a las empresas privadas con 50 o más trabajadores a disponer de un sistema interno de información para las comunicaciones comprendidas en su ámbito de aplicación.
El diagnóstico permite ordenar estas obligaciones y establecer prioridades de actuación. No se limita a señalar que existe un requisito pendiente: relaciona la obligación con su fundamento normativo y las consecuencias que podría tener su incumplimiento.
Para los CEO, esta funcionalidad tiene una dimensión especialmente relevante. El cumplimiento laboral forma parte de la gestión de riesgos de la compañía y debe integrarse en sus procedimientos de control interno.
La responsabilidad de la dirección no desaparece por externalizar la gestión administrativa o contar con una asesoría. La empresa debe mantener una supervisión adecuada de sus obligaciones y adoptar las decisiones necesarias para corregir las deficiencias identificadas.
Registro retributivo e igualdad salarial
El portal incorpora también un apartado específico para el Registro Retributivo, que permite consultar la información preparada a partir de los datos de nómina.
El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 902/2020 establecen la obligación de disponer de un registro retributivo para todas las empresas, con independencia de su tamaño.
Este registro debe recoger los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y distribuidos conforme a los criterios legales.
En las empresas obligadas a elaborar un plan de igualdad, la auditoría retributiva constituye un elemento adicional que debe integrarse en dicho plan.
Disponer de esta información permite mejorar la transparencia salarial y detectar posibles diferencias que necesitan justificación o corrección, especialmente en organizaciones con distintas categorías, grupos profesionales y niveles de responsabilidad.
Seguridad Social, calendario laboral y documentación
El control laboral no termina con la elaboración de las nóminas. Las empresas deben atender obligaciones periódicas relacionadas con la cotización y conservar documentación que permita acreditar el cumplimiento de sus responsabilidades.
El apartado de Seguridad Social permite consultar y descargar documentos como la Relación Nominal de Trabajadores (RNT), el Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) y el Documento de Cálculo de la Liquidación (DCL).
La disponibilidad de estos documentos en el portal facilita las comprobaciones internas y permite que los responsables autorizados tengan acceso a la información mensual sin solicitarla individualmente.
Por su parte, el Calendario Laboral permite consultar la distribución anual de jornadas, festivos y vacaciones, teniendo en cuenta los convenios colectivos y las particularidades de cada empresa.
Esta información debe relacionarse con las obligaciones del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que regula la jornada, y con su apartado 9, que establece la obligación de garantizar un registro diario de jornada.
La importancia de esta materia también ha sido objeto de pronunciamiento por parte del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. En su sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, Federación de Servicios de CCOO contra Deutsche Bank, el TJUE estableció la necesidad de disponer de un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada diaria realizada por cada trabajador.
El Portal de Solfico facilita la consulta del calendario y la organización de la información laboral, dentro de un modelo de supervisión que debe complementarse con los sistemas específicos de registro horario que utilice cada empresa.
Información contable, financiera y fiscal para la dirección
Junto a sus funcionalidades laborales, el portal reúne las principales magnitudes económicas de la compañía. La sección de Cuenta de Resultados permite consultar los ingresos, gastos y resultado del ejercicio, con indicadores como la cifra de negocio, el resultado de explotación, los gastos de personal y los márgenes. La información puede compararse con el ejercicio anterior y analizarse mediante su evolución mensual.
El Balance de Situación presenta el activo, el patrimonio neto y el pasivo, facilitando una visión de los recursos de la sociedad y de su estructura de financiación.
Por su parte, el apartado de Sumas y Saldos ofrece un desglose contable por cuentas y subcuentas, con herramientas de búsqueda y exportación a Excel.
La sección de Tesorería permite consultar los saldos de las diferentes cuentas bancarias y los movimientos de cobros y pagos. Esta información resulta útil para supervisar la liquidez y analizar los movimientos financieros de la compañía.
En el área fiscal, el portal incorpora los libros de IVA, con acceso a las facturas originales escaneadas, y los apartados de Impuestos y Modelos, Liquidaciones y Calendario Fiscal.
Los responsables pueden consultar los modelos presentados ante la Agencia Tributaria, revisar los cálculos de IVA y retenciones y conocer los próximos vencimientos.
También se incorpora un buscador de subvenciones que utiliza inteligencia artificial para mostrar ayudas públicas que pueden encajar con el perfil de actividad de la empresa.
De esta manera, el portal conecta información financiera y laboral que tradicionalmente se consulta de forma separada. La dirección puede relacionar la evolución del coste de personal con la cuenta de resultados, analizar el impacto de las decisiones organizativas sobre la tesorería y disponer de información fiscal y contable en el mismo entorno.
Una oportunidad para otros despachos profesionales
El desarrollo del Portal de Solfico también abre una vía de colaboración con otras asesorías y despachos profesionales que no disponen de un área laboral propia o que prefieren externalizar determinadas funciones especializadas.
Numerosos despachos ofrecen servicios fiscales, contables y mercantiles, pero no cuentan con la infraestructura técnica y profesional necesaria para gestionar nóminas, contratación, cotizaciones y obligaciones laborales de sus clientes.
En estos casos, Solfico puede actuar como socio especializado para complementar los servicios del despacho, asumiendo la gestión laboral y proporcionando acceso a las herramientas de consulta y supervisión del portal.
La colaboración puede abarcar el procesamiento de nóminas, las gestiones con la Seguridad Social, la revisión de incidencias, el control de bajas médicas, las auditorías laborales y el diagnóstico de cumplimiento normativo.
También permite ofrecer a los clientes finales un entorno digital desde el que consultar su información y mantener la comunicación con los profesionales que intervienen en su gestión.
Para el despacho colaborador, esta fórmula permite ampliar su catálogo de servicios sin necesidad de desarrollar internamente toda la estructura laboral. Para sus clientes, supone acceder a un servicio especializado con soporte tecnológico y asesoramiento profesional.
Tecnología propia y asesoramiento: una misma estrategia
La digitalización de los servicios profesionales tiene valor cuando facilita el acceso a información útil y mejora la capacidad de respuesta de las organizaciones. Sin embargo, disponer de datos no es suficiente si no existe conocimiento especializado para interpretarlos y convertirlos en decisiones.
El nuevo Portal de Solfico responde a esta combinación. Su tecnología propia reúne información de distintas áreas empresariales y la presenta de manera organizada, mientras que el equipo profesional de la asesoría mantiene su papel en la interpretación, supervisión y resolución de las cuestiones que afectan a cada compañía.
Con una trayectoria que se remonta a 1994, Solfico integra su experiencia en asesoramiento fiscal, laboral, contable y mercantil en una plataforma concebida para adaptarse a diferentes estructuras empresariales.
Para una pequeña sociedad, puede representar una forma más sencilla de consultar su documentación y obligaciones. Para una empresa mediana o grande, puede convertirse en un instrumento de apoyo a los departamentos financieros y de Recursos Humanos, especialmente en materias como el seguimiento de incapacidades temporales, la auditoría de nóminas y el cumplimiento normativo.
Conocer mejor la empresa es también una forma de gestionarla mejor. El Portal de Solfico pone esa información al alcance de sus clientes y permite que la relación entre asesoría y organización evolucione hacia un modelo más conectado, transparente y orientado a la anticipación.
Para conocer las posibilidades del nuevo Portal de Solfico y estudiar qué módulos se adaptan a las necesidades de cada organización, las empresas pueden contactar con el equipo de Solfico.
